اثر اجتماعی برتر
جشنواره پژوهشگران صندوق بازنشستگی کشوری ۱۴۰۳
طرح بهبود خدمت و فرآیندها
وحید غلامرضایی
صندوق بازنشستگی کشوری
چکیده
فرآیند، مجموعهای از فعالیتهای متوالی و مرتبط است که در هر سازمان به منظور دستیابی به اهداف و مأموریتها طراحی شدهاند. این فرآیندها به تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت خاص کمک میکنند و با بهبود عملکرد، نیازهای اساسی مردم را تأمین مینمایند. تحقیقات نشان میدهد که به مرور زمان، سطح عملکرد بسیاری از فرآیندها دچار کاهش مداوم میشود، مگر اینکه اقداماتی برای حفظ و نگهداری آنها انجام گیرد. برای ارتقاء شرایط فعلی، لازم است تلاشهایی فراتر از نگهداری روزمره صورت پذیرد. سازمانها با همراستا کردن فرآیندهای خود با استراتژیهای سازمانی، رویکردهای متنوع و نوآورانهای مبتنی بر فناوریهای جدید برای تحلیل و طراحی مجدد فرآیندها ارائه میدهند. یکی از تکنیکهای مؤثر در این زمینه، مهندسی مجدد فرآیندها است. این تکنیک شامل طراحی جامع با نگرش کلان به استراتژیها، مأموریتها، اهداف، وظایف سازمانی، فرآیندهای کاری، موجودیهای اطلاعاتی، شبکههای ارتباطی، سلسله مراتب و ترتیب انجام کارها است که با هدف ایجاد سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه و کارآمد انجام میگیرد صندوق بازنشستگی کشوری، ۳۳ خدمت اصلی خود را با تأیید سازمان اداری استخدامی کشور شناسایی کرده است و در راستای اجرای دستورالعمل «اصلاح فرآیندها و روشهای انجام کار» سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور به شماره ۱۳۷۰۴۷ مورخ ۰۷/۱۱/۱۳۹۳، بازنگری فرآیندهای خدمات اصلی صندوق با محوریت الکترونیکی کردن و بهرهگیری از فناوری اطلاعات در دستور کار دفتر برنامهریزی و تحول سازمانی قرار گرفته است. بنا به تصمیم کارگروه بهبود فرآیندها و روشها، خدمت کلان انتقال و استرداد شامل سه زیر خدمت «استرداد کسور مازاد بر سی سال خدمت»، «استرداد کسور بازنشستگی شاغلین مشمول صندوق بازنشستگی کشوری» و «استرداد اضافه یا اشتباه واریزی کسور بازنشستگی» در فاز اول پروژه بهبود فرآیندهای صندوق در اواخر سال ۱۴۰۲ انتخاب گردید. روش انجام کار برای هر یک از خدمات به طور مجزا طی مراحل زیر صورت گرفته است: ۱)تشکیل تیم بهبود فرآیندها شامل دفتر برنامهریزی و تحول سازمانی، شرکت طراحی و مهندسی بهور، اداره کل درآمد و هزینه، اداره کل امور مالی و نمایندگان مدیریتهای استانی. ۲) برگزاری جلسات هماندیشی با خبرگان هر حوزه فرآیندی. ۳) مستندسازی فرآیند و احصاء مدل فرآیند منتخب. ۳) تعیین اهداف بهبود فرآیند و ارزیابی وضعیت کنونی و وضعیت مطلوب. ۴) شناسایی و آسیبشناسی فرآیند از منظر کلان (ورودیها، خروجیها، کنترلها، توانمندسازها و…. ۵) ارائه پیشنهادات جهت رفع آسیبهای شناسایی شده توسط تیم بهبود فرآیندها. ۵) ارائه گزارش پیشنهادات بهبود مبتنی بر الکترونیکی شدن فرآیند به کمیته هوشمندسازی. ۶) ابلاغ مصوبات کمیته به واحدهای ذیربط جهت اجرا. ۷) نظارت بر حسن اجرای مصوبات و ارائه بازخورد به واحدهای تخصصی به طور مستمر.